三、绘制图表图形
图表可用Excel电子表格及数据处理软件作好拷贝到幻灯片文件中。
1.绘制图形：（以标注图形为例）绘图工具栏：自选图形→标注→选一种图形→在编辑区拖动光标，画出备注图→单击图形尖部显出黄色控制柄，拖动可改变方向和缩放→拖动上部绿柄可旋转图形，其他操作同图片。
2..填充效果：右击图形→设置自选图形格式→调出“设置自选图形格式对话框调整充填颜色、效果、透明度、线条等→确定。
3.输入文字：右击图形→编辑文本→输入文字→调整文字格式。
4.设置阴影和三维效果：选中图形→击绘图工具“阴影”钮→选择一种阴影→击绘图工具“三维”钮→选择一种三维形式。
5.画线条：（以曲线为例）绘图工具栏：自选图形→线条→曲线→光标画线到转弯处单击，全部画完后，双击或按ESC键。
若改变曲线形状：选中曲线右击→编辑顶点→在拟增加编辑顶点处拖动线条，松开鼠标时，在拖动处增加一个编辑顶点→拖动拟改变曲线处的编辑顶点，改变曲线形状。
若改变曲线颜色：选中线条→击绘图工具栏：“线条颜色”钮→调出线条颜色选择表→选择颜色和图案→确定。
若改变曲线线型：选中线条→击绘图工具栏：“线型”钮→调出线条宽度（粗细）和双线条样式选择表→选择一种→确定。若选“其他线条”还可改变线条颜色、自由调整线条宽度而不受线型表固定的9种线条宽度的限制、线条形状等。
若改变曲线为虚线形状：选中线条→击绘图工具栏：“虚线线型”钮→调出虚线线型选择表→选择虚线线型→确定。
若为曲线添加箭头：选中线条→击绘图工具栏：“箭头样式”钮→调出线条颜色选择表→选择颜色和图案→确定。
若为曲线添加阴影：选中线条→击绘图工具栏：“阴影”钮→调出阴影选择表→选择阴影图案→确定。
若为曲线添加三维效果：选中线条→击绘图工具栏：“三维”钮→调出三维选择表→选择三维图案→确定。
提示：调整线条的各种方法，也适用于图形、文本框边缘的线条效果的调整。
6.插入组织结构图或其他图标：击绘图工具栏“插入组织结构图或其他图标”钮或插入菜单/“图示”→调出“图示库”→在组织结构图、循环图、射线图等6种图形图标中，选定一种→确定。在编辑区同时显示出“图示”工具条，便于对选定的图形进行调整。
四、添加效果
广义的讲添加动画、声音、视频以及切换方式，使幻灯片更加绘声绘色，都是添加效果。
1.使用预定义的动画（幻灯片切换效果）：在普通视图或幻灯片浏览视图下均可操作，以后者为好，便于操作和查看。
视图菜单→幻灯片浏览→选中要切换的幻灯片→“幻灯片放映”菜单→幻灯片切换→在“幻灯片切换”窗口中，选中一种切换方式，在“修改切换效果”中，选好速度、声音、换片方式→勾选“自动预览→已选定的切换效果若用到所有幻灯片，就单击”应用于所有幻灯片“钮→按“播放钮”或“幻灯片放映“钮进行查看。设好后每张幻灯片左下角，有个动画（切换）效果图标和切换时间（如果已设定时间），单击该图标可播放切换效果。若幻灯片较多，又不想设置统一的切换效果，可选择“随机”，由软件自动添加不同的切换效果。
2.设置对象（元件）的进入或退出效果：一行文字、一个文本框、一张图片、一个动画、一个图形（含线条、箭头、图标等），都可视为一个对象也叫元件。诸如在一个流程图或一个目录式的幻灯片中，对部分对象（元件）需要设置进入和退出的动画效果，在播放幻灯片时，各对象以一种动画的形式进入和退出幻灯片，给人一种动态（流动）的感觉。首先，制作或打开带有对象（元件）的幻灯片。下面以公交车的流程图为例，制作一张带有对象的幻灯片。
用绘图工具栏的矩形和圆形工具→在编辑区画出几个图形（公交站）→右击图形→设置自选图形格式→调出“设置自选图形格式对话框调整充填颜色、效果、透明度、边框线条颜色和宽度→右击图形→编辑文本→输入文字（站名）→调整文字格式→绘图工具栏“自选图形”/连接符→在“连接符”表中，选弯度成直角的单向箭头连接符→光标变成小方框，从 第一个对象（车站）拖到第二个对象（车站），画出一条连接线，移动线条中间的小黄点，可改变线条中间的位置（始点、终点不变）→利用绘图工具改变连接线的宽度（粗细）和颜色（调整方法见第三项第5条画线条）。
其次，.设置对象（图形和线条）进入效果。幻灯片放映菜单→自定义动画→选中拟设进入效果的对象→击自定义窗口下的“添加效果”下拉钮（图20）→在下拉命令条中，选“进入”→调出效果列表，从中选某种效果或选“其他效果”→调出“其他效果”列表，从中选某种效果→自定义动画窗口下显出该效果名目（图21）→在自定义动画窗口中设置开始时间，其中：“单击时”为单击鼠标，对象开始进入；“之前”为与上一个动画同时进行即上一个动画进行时，该对象同时进入；“之后”为上一个动画结束后该对象进入。→设置动画属性，本例动画效果“劈裂”，属性为“方向”→设置进入动画效果的速度，共有非常慢、慢速、中速、快速、非常快五种供选择。也可自定义，方法后面阐述。
如果对已设定效果和进入时间进行更改和补充，可在自定义动画窗口的效果名目列表中，单击该效果名目的下拉钮（图21）→在下拉菜单中，击“效果选项”或“计时”→显出修改和补充远选定的效果（劈裂）对话框，可改变方向、增加声音、增添动画播放后的效果和修改时间、开始方式→确定。
设置对象的退出效果同设置对象的进入效果是一样的，只是在任务窗口（自定义动画）“添加效果”下拉列表中，选择“退出”。
小技巧：黑白图片渐变为彩色图片是将彩色图片的进入效果设置为“渐变”来实现的。插入黑白图片→插入同样的彩色图片（使两张图片完全重叠）→选中彩色图片→幻灯片放映菜单→自定义动画→添加效果→进入→其他效果→渐变→“开始”选“之后”，“速度”选“非常慢”。当然，还可设置声音及音量、播放后覆盖的颜色或隐藏以及计时（更改时间）、重复次数等效果。
3.设置对象的强调效果：是突出符合对象特征的表现力的一种效果。其操作方法同设置对象进入和退出效果基本上是一样的。它可以与进入等其它效果同时表现在一张幻灯片上。
4.设置对象动作路径：选中对象（例如工交车）→添加效果→动作路径→绘制自定义路径→任意多边形→拖动对象到拐点时单击一下，到终点时双击→在任务窗口“修改自定义路径”处，设“开始”时间、路径、速度→击“自定义动画”窗口列表中的“连接符组合”名目的下拉钮→效果选项→设置路径效果（平稳、翻转、锁定）、声音及音量、动画播放后“不变暗”或“改变颜色”或隐藏→确定。播放幻灯片，该对象会沿路径移动到终点。
5.更改、删除和重新排序动作效果：选中自定义窗口下拟更改的动画效果→击该窗口上部的“更改”下拉钮→选择拟更改的项目（进入、退出、强调、路径）→后面的操作同前述的添加效果的操作一样。
删除：选中任务窗口列表中的拟删除效果的项目→击该窗口上部的“删除”钮或击任务窗口列表中的拟删除效果的项目的下拉钮→删除。
排序：选中任务窗口列表中的拟删除效果的项目，上下拖动或击该窗口下部的重新排序箭头（↑↓）。
五、插入声音和影片
1.插入声音（WAV MP3格式）：插入菜单→影片和声音→①剪辑管理器中的声音或②文件中的声音或③播放CD乐曲或④录制声音→找出拟插入的声音文件→确定→“自动”或“在单击时”（播放）→编辑区显示出一个声音图标“小喇叭”，双击即播放，右击→编辑声音对象→调出“声音选项”对话框→选定是否循环播放、调整音量、播放时是否隐藏图标→确定。
如果对声音文件作较多的效果设置，还可击自定义动画窗口列表中，该声音文件名目右侧的下拉钮→“效果选项”或“计时”→调出播放声音对话框→设置效果、计时、音量、播放时隐藏图标等→确定。录入声音（插上麦克风）：插入菜单→影片和声音→录制声音→击录音钮→完成后击停止钮→确定→双击声音图标，试听→右击图标→编辑声音对象或击自定义动画窗口列表中，该声音文件名目右侧的下拉钮→“效果选项”或“计时”→调出播放声音对话框→设置效果、计时、音量、播放时隐藏图标等→确定。
2.插入SWF格式动画：SWF格式动画可以设置播放、暂停、停止按钮。单击“视图→工具栏→控件工具箱”命令，调出ActiveX控件工具箱面板，→单击工具箱的底部的“其他控件”的按钮，→在打开的系统上已安装的ActiveX控件清单中选“Shokewave Flash Object”选项→用变成十字形的光标，在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间（内有交叉线的方框）→。调整Flash窗口（方框）大小和位置后（Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置），右击该窗口→在弹出的菜单里的选择“属性”项→在属性对话框中的Movie右侧框中键入动画（电影）文件的名称及SWF格式。（注意该文件应同PowerPoint文件在同一目录下）→从控件工具箱中，选用“命令按钮”工具→在播放屏幕外，拖画出两个按钮（按钮数量视需要而画）→右击第一个按钮→属性→将属性框中Caption的右侧框中的英文改为“播放”，以同样方法调出第二个按钮的属性框，将Caption的右侧框中的英文改为“停止”→双击播放钮，调出Slide×代码对话框→ 在光标所在处（第二行）输入代码Slide×（按对话框标题上的代码输入）→按键盘上的英文句号点→在出现的清单中，双击ShockwaveFlash1→按键盘上的英文句号点→在出现的清单中，双击Play或直接输入Play→关闭代码页，回到幻灯片界面→同理再双击停止钮，设置代码在命令清单中选Stop→播放幻灯片→按播放钮查验，再按停止钮查验。
3.插入视频：软件自带少量视频供操作参考，主要是插入文件中的视频。
⑴插入管理器中的影片：插入菜单→影片和声音→剪辑管理器中的影片→任务窗口列出管理器中的影片→击选中的影片→该影片显示在编辑区→拖动控制柄，调整放映屏幕大小和方向（或右击→设置图片格式→在“尺寸”选项卡下，可以精确调整影片屏幕尺寸和位置）→右击→自定义动画→添加效果（方法同前）→播放幻灯片，查看效果。
⑵插入文件中的影片：插入菜单→影片和声音→文件中的影片→按照路径找到影片文件，确定→自动弹出如何开始播放对话框→选“自动”（幻灯片播放时，影片自动播放）或单击时→该影片显示在编辑区→拖动控制柄，调整放映屏幕大小和方向→右击→自定义动画→添加效果（方法同前）→播放幻灯片，查看效果。一张幻灯片中可以插入多个影片文件，同时播放。
4.添加超链接：可以超链接某张幻灯片、文件、电邮地址。选中一个对象（文字、图形、图片、动画、按钮）→插入菜单→超链接或右击超链接对象/ 超链接→弹出“编辑超链接”对话框→“链接到：”分4大类，有电脑上的现有文件、本文档内的幻灯片、新建的文档和电子邮件地址→选“本文档中的位置”→选定要链接的幻灯片或幻灯片标题（即该标题的幻灯片）→在预览区查看无误后，确定。播放幻灯片时，光标位于超链接对象上时，变为手型。
如要修改超链接，选中超链接对象，右击→编辑超链接→调出“编辑超链接”对话框→进行修改（重新设置）。
如要删除超链接，选中超链接对象，右击→删除超链接。
5.添加动作按钮：⑴普通动作按钮：幻灯片放映菜单→动作按钮→在按钮图形中，选一种按钮→光标变成＋字形，拖动画出该按钮→自动弹出“动作设置”对话框→在“单击鼠标时的动作”下，选“超链接到”，在列表中，选拟链接到的指定幻灯片或其他幻灯片或其他演示文稿或其他文件→若选择后三种，会弹出相应的超链接对话框，从中选定要链接的幻灯片、演示文稿或文件→在“动作设置”对话框下部，还可添加声音→如果按钮上还要添加文字，可右击→添加文本→输入文字→调整文字格式→还可给按钮添加效果，右击→设置自选图形格式（添加效果方法同前）。
⑵启动按钮：即击启动动作按钮，使动作程序得以启动，为此，在添加启动按钮前，需先有含有动作（效果）项目的幻灯片。
幻灯片放映菜单→动作按钮→在按钮图形中，选一种按钮→光标变成＋字形，拖动画出该按钮→自动弹出“动作设置”对话框，在“单击鼠标时的动作”下，选“无动作”，声音任选→选中拟启动动作的对象→“幻灯片放映”菜单→自定义动画→在自定义动画任务窗口列表中，选该对象名目，击下拉钮→计时→弹出对话框→击“触发器”，选“单击下列对象时启动效果”，再在下拉列表中选“动作按钮：×××”（已画出按钮的原名称，如前进或下一项、自定义…）→确定。播放幻灯片，击“启动按钮”，操控的对象开始执行其动作（效果）。
为了便于设置，按钮最好用图片工具栏的自选图形工具画出，再输入文字，添加效果，或者用幻灯片放映菜单/动作按钮中的“自定义按钮”画出。
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