第三章会计软件的应用 

一．会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。 

二．系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。 

系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。 

系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。 

系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。 

模块级初始化是设置特定模块运行过程中，所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。 

系统级初始化内容主要包括：①创建账套并设置相关信息；②增加操作员并设置权限；③设置系统公用基础信息。 

模块级初始化内容主要包括：①设置系统控制参数；②设置基础信息；③录入初始数据。 

三．日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。 

日常处理的特点： 

(1)日常业务频繁发生，需要输入数据量大； 

(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。 

四．期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。 

期末处理的特点： 

(1)有较为固定的处理流程。 (2)业务可以由计算机自动完成。 

在会计软件应用的各处环节均应注意对数据的管理。 

数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。 

数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。 

五．账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币(即本位币代码和本位币名称)等。 

管理用户并设置权限： 

(1)管理用户。 

用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。 

(2)设置权限。 

在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。 

六．设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。 

设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。 

七．职员档案资料一旦被使用将不能被删除。 

设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。 

八．(1)单位类型编码、供应商编码、客户编码必须唯一。供应商编码与客户编码不能重复。 

(2)单位编码、单位名称、单位类型必须输入，其余可以忽略。 

九．设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。 

凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。 

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。 

在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。 

十．设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。 

增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。 

十一．会计科目编码按照科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守以下原则： 

(1)唯一性。每个编码必须唯一地标识某一个科目，不可重复。 

(2)统一性。所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。 

(3)扩展性。编码既要适应企业当前核算的要求，又要考虑将来业务发展的变化，在设计编码时应注意保留一些空间，以方便将来科目的增减变动。 

十二．已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 

已有数据的会计科目，应将该科目及其下级科目余额清零后再进行修改或删除。

删除科目后不能恢复，只能通过增加功能重新增加被删除的会计科目。 

非末级科目不能删除。非末级会计科目不能再修改科目编码。 

十三．用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截至上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截至上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。 

凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号。凭证编号为必填内容，可以自动生成，也可以手工输入。 

十四．凭证录入的输入校验： 

在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括： 

(1)会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目； 

(2)会计科目是否为末级科目； 

(3)会计科目是否符合凭证的类别限制条件； 

(4)发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求； 

(5)凭证必填内容是否填写完整； 

(6)手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。 

十五．凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。

凭证修改的操作控制： 

(1)修改未审核或审核标错的凭证。对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。 

(2)修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。 

(3)修改已经记账的凭证。会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。 

(4)修改他人制作的凭证。如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。 

十六．审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。 

如果审核发现记账凭证存在错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改。如果审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。 

凭证审核的操作控制： 

(1)审核人员和制单人员不能是同一人； 

(2)审核凭证只能由具有审核权限的人员进行； 

(3)已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行； 

(4)审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。 

十七．在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。 

记账的操作控制： 

(1)期初余额不平衡，不能记账； 

(2)上月未结账，本月不可记账； 

(3)未被审核的凭证不能记账； 

(4)一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账； 

(5)记账过程中，不应人为终止记账。 

十八．出纳管理的主要工作包括库存现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。 

十九．账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。 

二十．对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。 

二十一．结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。 

二十二．结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括： 

(1)检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账； 

(2)检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账； 

(3)检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账； 

(4)对科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账； 

(5)检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账； 

(6)当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。 

二十三．固定资产管理模块初始化工作： 

(1)设置控制参数。

①设置启用会计期间。 ②设置折旧相关内容。  ③设置固定资产编码。  

设置折旧相关内容一般包括是否计提折旧、折旧率小数位数等。

(2)设置基础信息。

①设置折旧对应科目。 ②设置增减方式。 ③设置使用状况。 ④设置折旧方法。 ⑤设置固定资产类别。 

(3)录入原始卡片。 

企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。 

固定资产管理模块期末处理： 

(1)计提折旧。 (2)对账。 (3)月末结账。 (4)相关数据查询。 

二十四．(1)只有在最新会计期间时可以增加资产类别，月末结账后则不能增加。 

(2)资产类别编码不能重复，同级的类别名称不能相同。 

(3)类别编码、名称、计提类型和折旧方法不能为空。 

(4)其他各项内容的输入是为了输入卡片方便，要缺省的内容可以为空。 

(5)使用过的类别计提属性不允许删除。 

二十五．由固定资产系统传递到总账系统中的凭证，在总账系统中不能修改和删除。 

二十六．工资管理模块初始化工作： 

(1)设置基础信息。 

①设置工资类别。 

②设置工资项目。设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。 

③设置工资项目计算公式。 

④设置工资类别所对应的部门。 

⑤设置所得税。 

⑥设置工资费用分摊。 

(2)录入工资基础数据。 

二十七．工资管理模块日常处理： 

(1)工资计算。 

①工资变动数据录入。 ②工资数据计算。 

(2)个人所得税计算。 

(3)工资分摊。 

(4)生成记账凭证。 

二十八．工资管理模块期末处理： 

(1)期末结账。 

(2)工资表的查询输出。 

二十九．应收管理模块初始化工作： 

(1)控制参数和基础信息的设置。 

①控制参数的设置。 

a．基本信息的设置。 b．坏账处理方式设置。 c．应收款核销方式的设置。 d．规则选项。 

②基础信息的设置。 

a．设置会计科目。 b．设置对应科目的结算方式。 c．设置账龄区间。 

(2)期初余额录入。 

三十．应收管理模块日常处理： 

(1)应收处理。 

①单据处理。 

a．应收单据处理。 b．收款单据处理。 c．单据核销。 

②转账处理。 

a．应收冲应收。 b．预收冲应收。 c．应收冲应付。 

(2)票据管理。 

(3)坏账处理。 

①坏账准备计提。 ②坏账发生。 ③坏账收回。 

(4)生成记账凭证。 

三十一．应收管理模块期末处理： 

(1)期末结账。 (2)应收账款查询。 (3)应收账龄分析。 

三十二．应付管理模块初始化工作： 

(1)控制参数和基础信息的设置。 

①控制参数设置。 

a．基本信息的设置。 b．应付款核销的设置。 c．规则选项。 

②基础信息设置。 

a．设置会计科目。 b．设置对应科目的结算方式。 c．设置账龄区间。 

(2)期初余额录入。应付管理模块日常处理。 

(1)应付处理。 

①单据处理。 

a．应付单据处理。 b．付款单据处理。 c．单据核销。 

②转账处理。 

a．应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。 

b．预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。 

C．应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。 

②票据管理。 

③生成记账凭证。应付管理模块期末处理： 

(1)期末结账。 (2)应付账款查询。 (3)应付账龄分析。 

三十三．报表数据来源： 

(1)手工录入。 (2)来源于报表管理模块其他报表。 (3)来源于系统内其他模块。 

报表管理模块应用基本流程： 

(1)格式设置。报表格式设置的具体内容一般包括定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。 

(2)公式设置。 (3)数据生成。 (4)报表文件的保存。 (5)报表文件的输出。 

三十四．报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。 

计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。 

审核公式用于审核报表内或报表间的数据钩稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。 

舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据。 

三十五．会计报表按输出方式的不同，通常分为屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送五种类型。