第四章电子表格软件在会计中的应用 

一．电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。 

Windows操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Excel、金山WPS电子表格等；Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如Lotus Notes、第三方电子表格软件如Formula One等。 

二．电子表格软件的主要功能有：①建立工作簿；②管理数据；③实现数据网上共享；④制作图表；⑤开发应用系统。 

Excel软件启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。 

在Excel 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；在Excel 2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由l 048576行和l6384列组成。 

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。 

三．通常可以采用下列方法启动Excel软件： 

(1)点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令。 

(2)点击桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标。 

(3)通过“运行”对话框启动Excel软件。 

(4)打开现成的Excel文件。 

四．通常可以采用下列方法退出Excel软件： 

(1)点击标题栏最右边的关闭按钮。 

(2)点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令。 

(3)按击快捷键“Alt+F4”。 

五．Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：①敲击快捷键“Ctrl+N”键；②打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板；③点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏)。 

保存Excel文件的常用方法包括： 

(1)通过敲击功能键“Fl2”键进行保存。具体步骤为：①敲击功能键“Fl2”键，打开“另存为”对话框；②给目标文件命名；③确定目标文件的类型；④确定适当的存储位置。 

(2)通过敲击快捷键“Ctrl+S”键进行保存。 

(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。 

(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。 

Excel文件的关闭： 

(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。 

(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。 

打开Excel文件的方法主要有： 

(1)通过直接点击Excel文件打开。 

(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。 

(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。 

(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。 

(5)通过按击快捷键“Ctrl+0”键进行打开。 

六．Excel中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。 

(1)在单个单元格中录入数据。 

(2)在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据。 

(3)在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据。 

(4)在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据。 

数据的复制和粘贴可使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。 

数据的剪切可使用快捷键“Ctrl+X”。 

七．公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。 

八．常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。． 

九．跨工作表单元格引用： 

工作表名!数据源所在单元格地址 

跨工作簿单元格引用： 

[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址 

十．常用函数： 

(1)统计函数 

①MAX MAX(numberl，number2…．)用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。 

②MIN MIN(numberl，number2…．)用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。 

③SUM SUM(numberl，number2…．)用于计算单元格区域中所有数值的和。 

④SUMIF SUMIF(range，criteria，sum_range)用于对满足条件的单元格求和。 

⑤AVERAGE AVERAGE(numberl，number2…．)用于返回参数的算术平均值。 

⑥AVERAGEIF AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。 

⑦COUNT COUNT(valuel，value2…．)用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。 

⑧COUNTIF COUNTIF(range，criteria)用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。 

(2)文本函数 

①LEN LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。

②RIGHT RIGHT(text’ilum_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。 

③MID MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。 

④LEFT LEFT(text，hum_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。 

(3)逻辑函数IF 

IF(109ical_test，value_if_true，value_if_false)用于判断“logical_test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_if_true”，如果为假则返回“value_if_false”的内容。 

(4)查找与引用函数 

①LOOKUP LOOKUP函数用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。 

②INDEX INDEX(array，rownum，column_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。 

③MATCH MATCH(100kup_value，lookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。 

(5)日期与时间函数 

①YEAR YEAR(serial_number)用于返回某日期对应的年份。 

②MONTH MONTH(serial_number)用于返回某日期对应的月份，介于1～12之间。 

③DAY DAY(serial_number)用于返回某日期对应的天数，介于1～31之间。 

④NOW NOW()用于返回当前的日期和时间。 

(6)基本财务函数 

①SLN SLN(cost，salvage，life)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。 

cost是必需参数，指固定资产原值。salvage是必需参数，指固定资产的残值。life是必需参数，指固定资产的折旧期数。 

②DDB DDB(cost，salvage，life，period，factor)用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。 

cost是必需参数，指固定资产原值。salvage是必需参数，指固定资产的残值。life是必需参数，指固定资产的折旧期数。period是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period必须使用与life相同的单位。factor是可选参数，指余额递减速率。如果factor被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。 

③SYD SYD(cost，salvage，life，per)用于返回某项资产按年限总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。 

cost是必需参数，指固定资产原值。salvage是必需参数，指固定资产的残值。life是必需参数，指固定资产的折旧期数。per是必需参数，指第几期，其单位必须与life相同。 

十一．Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 

数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。 

数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 

记录单又称为数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 

十二．在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。